Автоматизация документооборота на базе DocsVision
В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:
- большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера;
- огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения;
- необходимость контролировать своевременное исполнение выданных заданий и отслеживание взятых на себя обязательств;
- постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.
С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.
Как справляться с множеством проблем и постоянно растущим потоком информации?
Ответ очевиден: необходимо автоматизировать свою ежедневную управленческую деятельность.
Как решить все задачи в комплексе, при этом:
- Внедрить минимум разнородных программных систем;
- Использовать минимум клиентских приложений;
- Сэкономить на сопровождении разных классов приложений;
- Затратить минимум времени на обучение разнообразным технологиям;
- Минимально модернизировать инфраструктуру информационной системы;
- Привлечь минимум консультантов и поставщиков решений.
При создании платформы комплексной автоматизации управления и документооборота компания DocsVision ставила перед собой цель разработать оптимальное решение, учитывающее все перечисленные проблемы.
Возможности DocsVision
Платформа DocsVision позволяет внедрить в организации самые разнообразные приложения, такие как:
- автоматизация канцелярии и делопроизводства;
- автоматизация согласования и утверждения документов;
- системы автоматизированного контроля исполнения;
- создание электронных архивов документов с распределенным доступом;
- система управления конструкторской и проектной документацией;
- автоматизация системы управления качеством;
- создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное хранилище регламентов и процедур).
Платформа DocsVision позволяет добавлять функции управления процессом обработки документов в приложения, уже используемые в организации, как, например:
- автоматизация процесса подготовки и контроля исполнения бюджета;
- управление процессом публикаций и наполнения WEB-сайта;
- архив документов и система контроля взаимодействий в приложении управления контактами;
- подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами;
- подсистема утверждения платежных документов.
Преимущества DocsVision
DocsVision для руководителя
- Унифицированные механизмы накопления и хранения всей информации о процессах и приложениях. Нужная информация надежно хранится и никогда не теряется.
- Единые средства контроля исполнения заданий, интегрированные со средствами календарного планирования. Не надо следить за своевременностью исполнения задания, система предоставит всю необходимую информацию.
- Централизованные механизмы поиска информации вне зависимости от приложения, процесса, типа документов. Любая информация оказывается под рукой в считанные минуты.
- Возможность накапливать информацию о прохождении процессов и использовать эту информацию для реинжиниринга. Зная прошлое - можно управлять будущим.
DocsVision для исполнителя
- Единая инфраструктура управления приложениями. Администраторы управляют структурой и созданием резервных копий единой системы, а не множества разрозненных приложений.
- Средства автоматической инсталляции программного обеспечения на рабочие места пользователей. Не требуется времени на инсталляцию и обновление клиентских приложений.
- WEB доступ ко всем функциям системы. Как приложения, так и средства управления ими доступны в любое время в любой точке.
- Единая система справочников и классификаторов. Данные не дублируются в приложениях, что удешевляет их сопровождение. Единая система разграничения прав доступа, интегрированная со стандартными средствами безопасности Windows. Нет необходимости вести дополнительные списки пользователей.
DocsVision для IT менеджера
- Общие средства доступа и навигации для всех приложений. Пользователь использует привычные приложения - Internet Explorer или Microsoft Outlook для доступа ко всем функциям приложений системы.
- Унифицированный интерфейс. Нет необходимости в дополнительном обучении при внедрении новых приложений.
- Тесная интеграция с используемой системой электронной почты и календарного планирования. Задания доставляются непосредственно в почтовый ящик и могут планироваться в Microsoft Outlook.
- Полная поддержка Интернет доступа. Пользователь может работать с любого компьютера как в корпоративной сети, так и в сети Интернет.
- Единая аутентификация в системе независимо от используемого приложения. Нет необходимости вводить пароли при доступе к приложениям.
- Единая очередь заданий для всех процессов и приложений. Система самостоятельно информирует о необходимости выполнения тех или иных действий.
|
